JakLingko

KEBIJAKAN UMUM VENDOR

PT JAKLINGKO INDONESIA

Kebijakan Umum Vendor PT JakLingko Indonesia adalah :

1. PT JakLingko Indonesia mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
2. Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang atau jasa di PT JakLingko Indonesia diwajibkan memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut :
   1. Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang usahanya.
   2. Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan kategori bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.
   3. Diutamakan berbadan hukum.
   4. Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak pada kegagalan operasional PT JakLingko Indonesia .
3. Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di lingkungan PT JakLingko Indonesia yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.
4. Vendor yang belum memiliki User e-Procurement PT JakLingko Indonesia wajib melakukan pendaftaran dengan cara:
   1. Mendaftarkan perusahaan dengan mengisi formulir registrasi yang disediakan pada halaman registrasi.
   2. Mengaktifkan User Id yang dikirimkan otomatis dari sistem e- Procurement ke alamat email perusahaan yang didaftarkan.
   3. Melengkapi seluruh isian data Administasi beserta lampiran dokumen Perusahaan yang dibutuhkan.
   4. Mengunggah dokumen Syarat dan Ketentuan yang di tanda tangani oleh Direktur Perusahaan.
   5. Melakukan perbaikan dokumen atas hasil reviu yang diberikan oleh unit kerja Procurement PT JakLingko Indonesia.
5. Status vendor atau hasil dari verifikasi administrasi akan diberikan dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja setelah seluruh dokumen Administrasi diterima dan dinyatakan lengkap tanpa revisi oleh unit kerja Procurement PT JakLingko Indonesia.
6. PT JakLingko Indonesia menetapkan Approved Vendor List (“AVL”) yang akan digunakan dalam pengadaan rutin dan non bidding. Vendor dalam AVL merupakan Vendor yang telah dinyatakan lulus proses evaluasi yang dilakukan oleh PT JakLingko Indonesia.
7. Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai AVL wajib memenuhi seluruh ketentuan pendaftaran yang dipersyaratkan PT JakLingko Indonesia, untuk selanjutnya dilakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT JakLingko Indonesia.
8. Setiap vendor dapat maksimal pada 2 (dua) jenis klasifikasi dan maksimal 3 (tiga) sub bidang usaha untuk setiap jenis klasifikasi.
9. Dalam upaya mendorong peningkatan kinerja Vendor, PT JakLingko Indonesia menetapkan Sistem Penilaian Kinerja Vendor untuk memastikan mutu dan juga perbaikan berkelanjutan. Hasil evaluasi kinerja Vendor akan menjadi dasar dalam penetapan reward dan punishment serta penilaian keberadaan Vendor dalam AVL.
10. PT JakLingko Indonesia berhak mengakhiri status vendor pada AVL apabila:
    1. Vendor bertindak sebagai broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
    2. Vendor mengundurkan diri secara tertulis dengan mengirimkan surat pengunduran diri dari daftar Vendor yang ditujukan ke Unit Kerja Procurement PT JakLingko Indonesia.
    3. Melakukan pelanggaran atas ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan di lingkungan pengadaan PT JakLingko Indonesia.
    4. Tidak aktif berpartisipasi dalam pengadaan di PT JakLingko Indonesia.
    5. Penilaian kinerja di bawah standard PT JakLingko Indonesia secara berulang atau mengakibatkan kerugian dan terganggunya kegiatan operasional PT JakLingko Indonesia.
    6. Adanya perubahan atau penyesuaian jenis bidang usaha yang dikelola dalam AVL.
11. Vendor yang menyalahi aturan akan diberikan sanksi sesuai kategori, sebagai berikut:
    1. Daftar Merah (Red List),
       Penetapan status daftar merah berdasarkan kriteria sebagai berikut :
       • Menyediakan barang atau jasa yang tidak memenuhi spesifikasi.
       • Menolak untuk mengirimkan barang setelah ditetapkan sebagai pemenang.
       • Menetapkan tugas utama kepada pihak lain tanpa seizin Perusahaan.
       • Tidak menyelesaikan pekerjaan dan tidak membayar denda sesuai dengan perjanjian.
       
       Sanksi terhadap vendor yang masuk daftar merah adalah sebagai berikut:
       • Vendor tidak diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan dengan sebanyak dua (2) kali.
    2. Kategori Hitam (Black List),
       Perusahaan menentukan status blacklist kepada vendor yang melakukan tindakan yang dapat merugikan kepentingan perusahaan. Penentuan status blacklist berdasarkan kriteria sebagai berikut:
       • Terlibat dalam korupsi atau konspirasi dalam penentuan harga di antara peserta atau dari karyawan Perusahaan.
       • Melakukan penyogokan terhadap karyawan Perusahaan.
       • Pemalsuan dokumen atau memanipulasi data.
       • Menyediakan barang palsu yang dapat dibuktikan melalui pernyataan dari otoritas yang kompeten / pabrik / penjual.
       • Tidak mampu menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kontrak dan berujung konsekuensi yang fatal terhadap operasional Perusahaan.
       • Terlibat dalam tindak pidana melanggar hukum yang dinyatakan oleh otoritas yang kompeten.
       • Penyalahgunaan dokumen dengan maksud apapun yang tidak berkaitan dengan keikutsertaan dalam proses pengadaan dan atau proses kerja, tanpa seizin Perusahaan.
       • Mempublikasikan isu tidak benar yang tidak bisa dibuktikan secara hukum dan berdampak negatif kepada Perusahaan.
       
       Sanksi terhadap vendor yang masuk daftar hitam adalah sebagai berikut:
       • Perusahaan melarang vendor yang ada dalam blacklist untuk ikut serta dalam kegiatan pengadaan di Perusahaan.
       • Perusahaan berhak untuk mengumumkan status blacklist dalam situs pengadaan elektronik Perusahaan.
12. Vendor yang telah menjadi Approved Vendor List (AVL) atau Shortlist dari PT JakLingko Indonesia dapat melakukan perubahan atau update data sebelum waktu pelaksanaan pengadaan. Saat waktu pelaksanaan pengadaan dimulai, seluruh data Administrasi perusahaan yang terdapat dalam portal E-Procurement dianggap benar dan vendor tidak dapat melakukan perubahan data Administrasi.

SYARAT DAN KETENTUAN

PENDAFTARAN EPROCUREMENT
PT JAKLINGKO INDONESIA

I. Kebijakan Umum

1. Pengadaan melalui e-Procurement tunduk pada peraturan yang telah di tentukan dalam ketentuan PT JakLingko Indonesia.
2. PT JakLingko Indonesia berhak menyesuaikan, memperbaiki, menambah, atau mengurangi Ketentuan Penggunaan ini setiap saat dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
3. Setiap pengguna PT JakLingko Indonesia e-Procurement terikat dan tunduk terhadap perubahan ketentuan yang telah diperbaiki/ ditambah/dikurangi tersebut.
4. PT JakLingko Indonesia tidak memungut biaya apapun dari vendor dalam setiap proses pengadaan termasuk dalam proses pendaftaran vendor.
5. Vendor wajib memperbaharui data dan informasi yang telah disampaikan dalam PT JakLingko Indonesia e-Procurement, jika sudah tidak sesuai. Apabila terdapat ketidaksesuaian data yang terekam pada PT JakLingko Indonesia e-Procurement dengan keadaan yang sesungguhnya maka PT JakLingko Indonesia berhak untuk tidak mengikutsertakan vendor dalam proses pengadaan.
6. Keputusan PT JakLingko Indonesia adalah mutlak dan tidak dapat diganggu gugat. Vendor bersedia untuk menerima segala keputusan PT JakLingko Indonesia terkait pengadaan dalam PT JakLingko Indonesia e-Procurement.
7. Kegagalan pelaksanaan program atau sistem e-Procurement PT JakLingko Indonesia yang disebabkan oleh keadaan (force majeure) yaitu sesuatu yang di luar kekuasaan PT JakLingko Indonesia dan termasuk juga namun tidak terbatas pada bencana alam, pemogokan, huru-hara, perang, penyakit menular, peraturan-peraturan Pemerintah yang diterapkan setelah kejadian, kebakaran, kegagalan / kerusakan saluran komunikasi, ketiadaan tenaga listrik, gempa bumi atau kejadian-kejadian malapetaka lainnya.

II. Penyedia atau Vendor PT JakLingko Indonesia

1. Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai sebagai vendor dalam PT JakLingko Indonesia e-Procurement wajib memenuhi seluruh ketentuan pendaftaran yang dipersyaratkan PT JakLingko Indonesia, untuk selanjutnya tunduk pada evaluasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT JakLingko Indonesia.
2. PT JakLingko Indonesia berhak memintakan dokumen pendukung lainnya kepada calon vendor apabila diperlukan dalam proses evaluasi pendaftaran.
3. PT JakLingko Indonesia berhak untuk melakukan due diligence termasuk namun tidak terbatas pada kunjungan lokasi, melakukan verifikasi atau validasi keabsahan, kebenaran, keaslian dokumen dan/atau meminta tambahan dokumen dari vendor untuk setiap kebutuhan proses seleksi vendor dari waktu ke waktu.
4. PT JakLingko Indonesia berhak untuk tidak memproses atau menolak dokumen yang telah diberikan tanpa harus memberikan alasan atau tuntutan apapun kepada PT JakLingko Indonesia.
5. Vendor wajib memperbaharui data dan informasi yang telah disampaikan dalam e-Procurement PT JakLingko Indonesia, jika sudah tidak sesuai. Apabila terdapat ketidaksesuaian data yang terdapat pada e-Procurement PT JakLingko Indonesia dengan keadaan yang sesungguhnya maka PT JakLingko Indonesia berhak untuk tidak mengikutsertakan vendor dalam proses pengadaan.
6. Vendor bersedia untuk menerima segala keputusan PT JakLingko Indonesia terkait pengadaan dalam e-Procurement PT JakLingko Indonesia. Keputusan PT JakLingko Indonesia adalah mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.
7. PT JakLingko Indonesia dapat menambah, menyesuaikan atau mengurangi ketentuan ini setiap waktu, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Vendor terikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah ditambah/dikurangi/diperbaiki dalam proses PT JakLingko Indonesia.

III. Tanggung Jawab Penggunaan E-Procurement PT JakLingko Indonesia

1. Vendor bertanggungjawab atas penjagaan kerahasiaan password-nya dan bertanggungjawab atas transaksi dan kegiatan lain dengan menggunakan account-nya.
2. Vendor setuju untuk memberitahukan kepada PT JakLingko Indonesia apabila mengetahui adanya penyalahgunaan account miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika ada gangguan keamanan atas account miliknya itu melalui email kepada procurement@jaklingkoindonesia.co.id
3. Vendor bertanggung jawab atas semua transaksi yang dilakukan termasuk posting dan pengiriman data ke e-procurement PT JakLingko Indonesia
4. Penyalahgunaan atas password dan account vendor menjadi tanggung jawab vendor dan akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT JakLingko Indonesia serta peraturan perundang-undangan.